Szablon dla przedsiębiorstwa komunikacji miejskiej. Uzupełnij pola oznaczone na zielono, dostosuj do swojej organizacji i zatwierdź uchwałą zarządu lub zarządzeniem dyrektora.
01Cel i zakres
Polityka określa zasady bezpiecznego i odpowiedzialnego korzystania z narzędzi sztucznej inteligencji (AI) w [nazwa przedsiębiorstwa] (dalej: „Przedsiębiorstwo”). Jej celem jest wykorzystanie AI do usprawnienia pracy przy zachowaniu bezpieczeństwa danych, zgodności z przepisami i odpowiedzialności człowieka za decyzje.
Polityka obowiązuje wszystkich pracowników, współpracowników i podwykonawców, którzy w ramach pracy dla Przedsiębiorstwa korzystają z narzędzi AI – niezależnie od tego, czy narzędzie zostało zakupione przez Przedsiębiorstwo, czy jest dostępne bezpłatnie.
02Definicje
- Narzędzie AI – oprogramowanie generujące treści, odpowiedzi, podsumowania, klasyfikacje lub rekomendacje (np. asystenci czatowi, funkcje AI w pakietach biurowych, systemy automatycznej klasyfikacji).
- Narzędzie dopuszczone – narzędzie AI wpisane na listę w rozdziale 4.
- Dane wrażliwe – dane osobowe, dane kadrowe, dane objęte tajemnicą przedsiębiorstwa, dane dotyczące bezpieczeństwa infrastruktury i systemów.
- Koordynator AI – osoba wyznaczona do nadzoru nad stosowaniem polityki.
03Zasady ogólne
- Człowiek odpowiada. AI przygotowuje i podpowiada, ale za treść, decyzję i publikację odpowiada pracownik.
- Tylko dopuszczone narzędzia. Do zadań służbowych korzystamy wyłącznie z narzędzi z rozdziału 4.
- Dane pod kontrolą. Do narzędzi AI wprowadzamy tylko dane dozwolone zgodnie z klasyfikacją z rozdziału 5.
- Weryfikacja. Każdy wynik AI sprawdzamy pod kątem faktów, liczb, podstaw prawnych i tonu przed użyciem.
- Bez automatycznych decyzji wobec ludzi. AI nie podejmuje samodzielnie decyzji kadrowych, dyscyplinarnych ani decyzji dotyczących praw pasażerów (np. reklamacji, opłat dodatkowych).
- Przejrzystość. Nowe zastosowania AI zgłaszamy Koordynatorowi AI i wpisujemy do rejestru (rozdział 8).
04Dopuszczone narzędzia
| Narzędzie | Zastosowanie | Dozwolone dane | Właściciel |
|---|---|---|---|
| [np. asystent AI w pakiecie biurowym – licencja firmowa] | pisma, streszczenia, notatki | zielone, żółte | [dział IT] |
| [np. lokalny model AI na serwerze Przedsiębiorstwa] | baza wiedzy, dokumenty wewnętrzne | zielone, żółte, czerwone* | [dział IT] |
| [narzędzie] | [zastosowanie] | [kategoria] | [osoba] |
* Wyłącznie po akceptacji Inspektora Ochrony Danych i działu IT dla konkretnego procesu. Bezpłatne, publiczne wersje narzędzi AI nie są narzędziami dopuszczonymi, chyba że lista stanowi inaczej.
05Klasyfikacja danych – co wolno wprowadzać do AI
| Kategoria | Przykłady | Zasada |
|---|---|---|
| Zielone – jawne | rozkłady jazdy, regulaminy, komunikaty publiczne, informacje ze strony WWW | dozwolone w narzędziach dopuszczonych |
| Żółte – wewnętrzne | procedury, instrukcje, notatki ze spotkań bez danych osobowych, zanonimizowane statystyki | tylko w narzędziach z licencją firmową lub lokalnych |
| Czerwone – wrażliwe | dane osobowe pasażerów i pracowników, dane kadrowe i płacowe, umowy, dane o zabezpieczeniach systemów i infrastruktury | zakaz – chyba że proces zatwierdzono zgodnie z rozdziałem 4 |
06Zasady korzystania
6.1. Treści przygotowane z pomocą AI
- Pisma i odpowiedzi do pasażerów zatwierdza pracownik merytoryczny przed wysłaniem.
- Komunikaty o utrudnieniach publikuje osoba uprawniona zgodnie z obowiązującą procedurą.
- Nie przypisujemy AI autorstwa dokumentów – odpowiada za nie podpisujący.
6.2. Rzetelność
- Liczby, daty, podstawy prawne i cytaty zawsze weryfikujemy w źródle.
- AI może się mylić i „wymyślać” informacje – brak weryfikacji jest naruszeniem polityki.
6.3. Prawa autorskie i poufność
- Nie wprowadzamy do AI materiałów objętych tajemnicą lub cudzymi prawami bez podstawy.
- Nie używamy wygenerowanych grafik i nagrań głosu w komunikacji zewnętrznej bez akceptacji [dział komunikacji].
07Role i odpowiedzialności
| Rola | Odpowiedzialność |
|---|---|
| Zarząd / Dyrektor | zatwierdza politykę i listę narzędzi, decyduje o nowych wdrożeniach |
| Koordynator AI [imię i nazwisko] | prowadzi rejestr, przyjmuje zgłoszenia, organizuje szkolenia, raz na kwartał raportuje zarządowi |
| Inspektor Ochrony Danych | ocenia procesy z danymi osobowymi, opiniuje umowy z dostawcami |
| Dział IT / bezpieczeństwa | konfiguruje narzędzia, kontroluje dostępy i logi, ocenia ryzyka techniczne |
| Kierownicy komórek | dbają o stosowanie polityki w zespołach, zgłaszają potrzeby |
| Pracownicy | korzystają z AI zgodnie z polityką, zgłaszają incydenty |
08Rejestr użycia AI
Koordynator AI prowadzi rejestr zastosowań AI w Przedsiębiorstwie. Każdy wpis zawiera:
| Pole | Przykład |
|---|---|
| Proces / zastosowanie | szkice odpowiedzi na zgłoszenia pasażerów |
| Narzędzie | asystent AI w pakiecie biurowym |
| Kategoria danych | żółte (zgłoszenia po anonimizacji) |
| Właściciel procesu | kierownik biura obsługi pasażera |
| Kto zatwierdza wynik | pracownik BOP przed wysyłką |
| Data oceny ryzyka / przeglądu | [data] |
09Incydenty
Incydentem jest m.in. wprowadzenie danych czerwonych do niedopuszczonego narzędzia, publikacja błędnej treści wygenerowanej przez AI lub podejrzenie wycieku danych. Incydent zgłaszamy niezwłocznie do [adres e-mail / telefon]. Jeżeli dotyczy danych osobowych – także do Inspektora Ochrony Danych.
10Szkolenia i kompetencje
Przedsiębiorstwo zapewnia pracownikom korzystającym z AI szkolenie z zasad tej polityki, bezpiecznej pracy z danymi i ograniczeń narzędzi AI. Wspiera to obowiązek zapewnienia odpowiedniego poziomu kompetencji w zakresie AI wynikający z unijnego aktu o sztucznej inteligencji (AI Act). Nowi pracownicy przechodzą szkolenie w ramach wdrożenia.
11Przegląd polityki
Polityka podlega przeglądowi co najmniej raz w roku oraz po każdej istotnej zmianie przepisów lub narzędzi. Polityka wchodzi w życie z dniem [data].
AZałącznik: checklista przed użyciem AI
- Korzystam z narzędzia z listy dopuszczonych.
- Usunąłem/usunęłam dane osobowe i informacje wrażliwe.
- Wiem, kto zatwierdza wynik i gdzie zostanie użyty.
- Sprawdzę fakty, liczby i podstawy prawne przed użyciem.
- Zastosowanie jest wpisane do rejestru (lub zgłoszę je Koordynatorowi AI).
Pomagam przedsiębiorstwom komunikacyjnym przygotować politykę AI, wybrać bezpieczne narzędzia i uruchomić pierwszy pilotaż. ai.itmagic.pl · robert.pilka@itmagic.pl · +48 516 143 495
Szablon ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. Przed przyjęciem dostosuj go do swojej organizacji i skonsultuj z prawnikiem oraz Inspektorem Ochrony Danych. © 2026 IT Magic Robert Piłka.